MENGELOLA DATA DAN BERKREASI DENGAN MICROSOFT EXCEL 2007

MENGELOLA DATA DAN BERKREASI DENGAN MICROSOFT EXCEL 2007

1. FUNGSI PENGOLAH DATA

   Telah dijelaskan dalam pendalaman materi sebelumnya tentang penggunaan fungsi Microsoft Excel yang berhubungan dengan pengolahan data matematika dan string. Namun demikian, Microsoft juga memiliki berbagai fungsi lain yang di ginakan untuk mengelola data.

A. FUNGSI LOGIKA

 fungsi logika (fungsi penalaran), yaitu fungsi yang menilai suatu kondisi benar atau salah untuk dijadikan sebagai dasar pengambilan keputusan berikutnya.

bentuk umum fungsi logika:

=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

fungsi penalaran tersebut menilai melalui logical test,dari hasil penilaian tersebut dimungkinkan diperoleh dua kemungkinan anatra lain: 

• jika suatu kondisi dinilai benar, maka value_if_true yang dikerjakan.
• jika hasil penilaian kondisi salah, maka value_if_false yang dikerjakan.

 pernyataan untuk menilai kondisi anatara lain:

= (sama dengan)

< (lebih kecil)

> (lebih besar)

<= (lebih kecil atau sama dengan)

>= (lebih besar atau sama dengan)

   Fungsi logika dapat dikembangkan dengan lebih banyak kemungkinan, dengan menggunakan lebih dari satu IF.

contoh menggunakan fungsi logika IF

1. Langkah pertama anda dapat membuka program Microsoft excel, baik yang sudah memiliki data atau anda dapat membuat tabel pada worksheet baru , misalnya tabel yang menyatakan lulus atau tidak lulus.

2. Setelah itu anda dapat memasukan rumus logika, misalnya akan menerapkan suatau kondisi dimana siswa yang mendapatkan nilai diatas 7 maka dinyatakan ‘LULUS’ sedangkan siswa yang mendapatkan nilai dibawah 7 maka dinyatakan ‘TIDAK LULUS’, maka untuk permasalahan seperti itu anda dapat membuat contoh logika simpel =IF(D3>70,”LULUS”,”TIDAK LULUS”)

Belajar Mc Office Exel

3. Sedangkan apabila anda memiliki dua data, misalnya saja pada laporan elajar siswa, yang didalam laporan terdapat dua nilai, yaitu nilai UTS dan nialai UAS, dan anda ingin mencari nilai rata – rata niali tersebut dan yang memiliki niali rata – rata diatas 7 dinyatakan lulus. Maka anda dapat menggunakan rumus seperti ini =IF((D3+E3)/2>=69,”LULUS”,”TIDAK LULUS”

B. FUNGSI LOOKUP

  Beberapa fungsi LOOKUP adalah sebagai berikut.

• fungsi VLOOKUP

              VLOOKUP adalah fungsi tabel yang digunakan untuk pengambilan data pada tabel yang dengan susunan vertikal (menurun). =VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])

  > Lookup_value: kunci pengambilan

  > Table_array: range tabel sumber dengan data yang telah diurutkan dari kecil ke besar. Agar      penunjukan range terebut menyesuaian dengan pergerakan rumus ketika di-copy,tekan

     tombol F4 sebanyak 1 kali untuk memberikan nilai absolut baris dan kolom

 >  Col_index_num: nomor urut kolom pengambilan. Urutan nomor kolom dari tabel sumber            yang dihitung mulai posisi range awal ketentuan, hingga posisi data yang dicari

Contoh-contoh VLOOKUP:

• Fungsi HLOOKUP

              fungsi HLOOKUP adalah fungsi yang digunakan untuk pemngambilan data dengan susunan horizontal (mendatar). =HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

  >  Lookup_value: kunci pengambilan

  >  Table_array: range tabel sumber dengan data yang telah diurutkan dari kecil kebsar.                 agar penunjukan range tersebut menyesuaikan dengan pergerakan rumus ketika di-                   copy, tekan tombol F4 sebanyak 1 kali untuk memberikan nilai absolut baris dan kolom.

 >   Row_index_num: nomor urut baris pengembilan urutan nomor baris dari tabel sumber yang       dihitung mulai posisi range awal ketentuan, hingga posisi data yang dicari.

   

   Contoh-contoh HLOOKUP:

2. DATABASE EXCEL

    Database merupakan kumpulan banyak data. Kompleksitas data dalam jumlah yang besar dalam pengolah data sering meniimbulkan banyak masalah dalam menyajikan laporan akhir sehingga seorang operator harus menguasai tata cara mengelola dan menyajikan laporan sesuai dengan posnya masing-masing. sebuah program yang memang diancang Excel untuk mengolah database adalah Microsoft Excel. Kemampuan database yang dimiliki oleh Microsoft Excel memang terbatas. jangkauan pengolahan database dalam program Microsoft Excel antara lain:

1. Mengurutkan data, yaitu sebuah proses mengindex ulang sebuah tabel yang terdiri dari data yang       tersusun secara acak. Jika dilakukan secara manual maka pekerjaan membuat sebuah urutan data         membutuhkan waktu yang cukup lama.

2. Melakukan pengelompokkan data dengan fasilitas filter.

3. Melakukan perhitungan statistik umtuk kelompok data tertentu. Perhitungan statistik seperti:              menjumlah,rata-rata dan lain-lain.

  Sebuah data tabel tersusun atas kolom dan baris. Sebuah kolom terdiri atas data yang memiliki jenis yang sama yang disebut dengan data field. Satu baris data yang merupakan kumpulan beberapa data field yang membentuk sebuah informasi lengkap disebut record. Judul atau nama kolom untuk masing-masing data disebut nama field.

    Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat database adalah sebagai berikut:

a. setiap database harus mempunyai kepala kolom/nama field 

b. nama field tidak boleh sama.

c. Nama field harus ditulis dalam satu baris. Jika nama field lebih dari satu baris maka baris kedua           yang dianggap data field.

d. Tidak boleh ada baris kosong antara nama field dan record no.1

e. Demi menjaga keamanan hasil pengolahan data, lepas pengaruh penggunaan rumus dengan                 menggunakan paste special,value.

# Mengurutkan Data

      

       Database Excel mempunyai kemampuan untuk melakukan pengurutan data berdasarkan kriteria tertentu.

# menggunakan filter

3. BERKREASI DENGAN DESAIN mICROSOFT eXCEL UNTUK PUBLIKASI

        Dalam program Microsoft Excel 2007 terdapat beberapa fitur yang dapat difungsikan untuk membuat berbagai desain yang mampu digunakan untuk mendukung karya publiksi. Berbagai varisasi gambar yang dapat digunakan untuk membuat sebuah karya pengolahan data menjadi lebih variatif dan menarik. Beberapa vitur tersebut antara lain penyisipan gambar atau logo, dan menyembunyikan informasi penting lainnya dalam sebuah sajian file yang disebut hyperlink. 

1. menyisipkan gambar kedalam lembar kerja 

 berikut langkah menyisipkan gambar ke dalam lembar kerja

a. buka kembali file data yang akan kamu sisipi gambar, misalnya file dengan nama latihan fungsi         HLOOKUP

b. Setelah file terbuka, selanjutnya klik tab menu insert > picture, kemudian pilih gambar yang akan     dimasukan kedalam sheet (misalnya, pilih my document, folder gambar MM, kemudian pilih           gambar yamaha New jupiter z, kemudian klik tombol insert

c. gambar telah ditambahkan kedalam sheet, aturlah sehingga posisinya sesuai dengan keinginanmu.

d. selanjutnya simpan dengan nama "data ambar"

2. menyisipkan Wordart dalam Worksheet

    secara umum penggunaan Wordart jarang kita jumpai dalam pengolahan data menggunakan program spreadsheet. Namun demikian, keburtuhan akan bagian teks tertentu dalam sebuah sajian tabel pengolahan sangatlah diperlukan. Fitur Wordart adalah suatu fasilitas untuk membuat tampilan huruf yang lebih artistik. Sebagaimana aplikasi Office lainnya, format Wordart selalu diletakkan di atas tampilan lembar kerja (range) dan tidak berada didalam cell data. Pada prinsipnya Wordart bukanlah data yang memiliki tipe yang sama dengan data excel lainnya, namun hanya sebuah variasi teks yang artistik untuk memperindah tampilan. Adapun langkah untuk menentukan WordArt adalah sebagai berikut:

a. bukalah kembali file data yang akan kamu sisipi WordArt, misalnya file data dengan nama "data         SMA"

b. setelah file terbuka, klik tab menu insert > WordArt > fill-Accent2.

c. kemudian ketik teksnya "BLOG" sehingga didapat tampilan seperti berikut

4. MENCETAK LEMBAR KERJA EXCEL 2007

Banyak yang bertanya bagaimana cara mengeprint lembar kerja MS. EXCEL karena dalam lembar kerjanya tidak ada batasan yang jelas antara kanan kiri dan atas. nah setelah bertanya2 kepada yang sudah ahlinya saya mau berbagi ilmu tentang Cara mencetak atau Mengeprint lembar kerja di MS. EXCEL dengan mudah 
semoga yang sedikit ini bisa menjadi manfaat kususnya untuk saya pribadi.

                                                                                                                       

        Dalam Ms. Excel, ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk mempersiapkan buku kerja Anda untuk di Print. Banyak pilihan membuat lebih mudah untuk memformat spreadsheet untuk halaman yang dicetak.
        Dalam pelajaran ini, Anda akan belajar bagaimana untuk melihat spreadsheet di print preview, memodifikasi margin, mengubah orientasi halaman, gunakan skala
untuk menyesuaikan fitur, gunakan perintah Judul Print, dan masukkan istirahat.

1. Untuk Lihat Spreadsheet dalam Print Preview:

• KLIK Microsoft Office Button.
• Pilih Print.
• pilih Print Preview

• Close Print Preview button  untuk mengembalikan seperti semula

2. Untuk Modifikasi Margin, Column Width, atau Row Height Sementara di Print Preview:

• Klik perintah Print Preview pada Quick Access toolbar, atau pilih Print Preview dari menu Tombol Microsoft Office. Spreadsheet terbuka dalam model print preview. 
• Arahkan kursor di atas salah satu penanda marjin hitam sampai panah ganda muncul.

• Klik kiri dan seret penanda ke lokasi yang diinginkan. Perubahan akan tercermin dalam spreadsheet.

3. Untuk Modifikasi Margin: 

• Pilih tab Page Layout. 
• Kiri-klik perintah Margin. 
• Pilih salah satu pengaturan standar atau masukkan margin kustom.

4. Mengubah Halaman Orientasi: 

• Pilih tab Page Layout. 
• Kiri-klik perintah Orientation. 
• Pilih salah satu Portrait atau Landscape.

"Portrait orientasi halaman secara vertikal, sedangkan Landscape mengarahkan halaman horizontal."

5. Menggunakan Skala to Fit: 

• Pilih tab Page Layout. 
• Cari Skala untuk Fit kelompok. 
• Masukkan tinggi dan lebar tertentu, atau menggunakan bidang persentase untuk mengurangi spreadsheet dengan persen tertentu.

Scale to Fit adalah fitur yang berguna yang dapat membantu format yang Anda spreadsheet agar sesuai pada halaman. Hati-hati dengan seberapa kecil Anda skala informasi itu dapat menjadi sulit untuk dibaca !

6. Mengubah Ukuran Kertas :

•  Pilih tab Page Layout . 
•  Klik perintah Size .
•  Pilih opsi ukuran dari daftar . 

7. Untuk Tentukan Lokasi cetak: 

• Klik kiri dan tarik mouse anda untuk memilih sel yang ingin Anda cetak . 
• Klik perintah Print Area . 
• Pilih Set Print Area .

Sekarang , hanya sel yang dipilih akan dicetak. Anda dapat mengkonfirmasi hal ini dengan melihat spreadsheet dalam Print Preview . 

"Untuk kembali ke setting default, yang merupakan seluruh worksheet , klik perintah Print Area dan pilih Clear Print Area ."

8.Untuk Mencetak dari Tombol Microsoft Office :

•  Kiri - klik Tombol Microsoft Office . 
• Pilih Print Print . 
• Kotak dialog Print muncul .

• Pilih printer jika Anda ingin menggunakan printer selain pengaturan default. 
• Klik Properties untuk mengubah pengaturan yang diperlukan . 
• Pilih apakah Anda ingin mencetak halaman tertentu , semua lembar kerja, area yang dipilih , lembar aktif , atau seluruh workbook .
•  Pilih jumlah salinan yang ingin Anda cetak . 
• Klik OK .